E-Rechnungs-Pflicht ab 2025 im B2B
Mit TuSe erstellen Sie E-Rechnungen im für Deutschland standardisierten Format XRechnung
Ab dem 01. Januar 2025 tritt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für B2B-Transaktionen in Kraft. Unternehmen sind dann verpflichtet, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format zu erstellen und zu übermitteln. Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind und im B2B-Bereich tätig sind. Öffentliche Auftraggeber (B2G) unterliegen bereits einer solchen Pflicht.
Alle Unternehmensformen und -größen sind gleichermaßen betroffen. Ob Kleinunternehmer, Selbstständige im Nebenjob oder Freiberufler, alle müssen E-Rechnungen erstellen, übermitteln und verarbeiten können.
Mehr Information dazu finden Sie auch auf der Seite E-Rechnungspflicht wo wir einige Informationen für Sie zusammengefasst haben.
Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt wird, um die Verarbeitung, den Austausch und die Automatisierung von Rechnungsdaten zu erleichtern. In Deutschland wird die E-Rechnung zunehmend zur Pflicht, besonders im öffentlichen Sektor (B2G) und ab 2025 auch im Geschäftskundenbereich (B2B). Erfahren Sie hier, was eine E-Rechnung ist, welche Vorteile sie bietet und was es mit der XRechnung, dem Standardformat in Deutschland, auf sich hat.
Was ist eine E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem digitalen Format ausgestellt wird, das strukturierte Daten enthält. Anders als herkömmliche Rechnungen in Papierform oder einfache PDF-Rechnungen, die nur menschlich lesbar sind, ermöglicht die E-Rechnung, dass die Daten direkt in ERP- und Buchhaltungssysteme eingelesen und verarbeitet werden. Dies reduziert manuelle Arbeitsschritte und Fehlerquellen, was zu einer effizienteren und schnelleren Rechnungsabwicklung führen soll.
Die XRechnung – Der Standard für Deutschland
In Deutschland ist die XRechnung das standardisierte Format für elektronische Rechnungen, das sowohl für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) als auch für private Geschäftskunden (B2B) verwendet wird. Die XRechnung erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die einheitliche und verbindliche Nutzung elektronischer Rechnungen im öffentlichen Beschaffungswesen regelt.
Merkmale der XRechnung
- Strukturierte XML-Daten: Die XRechnung basiert auf einem XML-Format, das alle notwendigen Rechnungsinformationen strukturiert enthält, sodass sie direkt und automatisiert in die Buchhaltungssysteme eingelesen und verarbeitet werden kann.
- Maschinenlesbarkeit: Durch die maschinenlesbaren Daten kann die XRechnung automatisch geprüft und weiterverarbeitet werden, was Fehler reduziert und den Rechnungsprozess beschleunigt.
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Die XRechnung ist gesetzeskonform und wird sowohl von deutschen Behörden als auch im europäischen Kontext anerkannt, was besonders für Unternehmen wichtig ist, die mit öffentlichen Auftraggebern oder international arbeiten.
Mit TuSe erstellen Sie XRechnungen ohne endlose Cloud-Bindung und bleiben flexibel
Viele Anbieter betriebswirtschaftlicher Software, bieten Ihre Lösungen mittlerweile bevorzugt als Cloud Variante an. Bevor man sich aber für eine Cloud-Lösung entscheidet, sollte man sich Gedanken über ein mögliches Austiegs-Szenario machen, falls man mit der Lösung doch nicht so recht zufrieden ist.
Natürlich kann man einfach kündigen, aber Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden und mit jeder neuen Rechnung die Sie schreiben, verschiebt sich die Frist nach hinten. Wichtig ist somit: Lassen sich und in welchen Format, die Daten herunter laden. Sind diese in einem klar strukturierten Format oder beginnt anschließend erst eine umfangreiche Zuordnung ?
Zwar können steigende Lizenzgebühren ärgerlich sein, doch muss man sie wohl akzeptieren, wenn man den Aufwand scheut auf ein anderes System umzusteigen.
TuSe lässt sich an Ihre betrieblichen Abläufe anpassen – an Standardsoftware müssen Sie sich anpassen
TuSe ist dank FileMaker Pro eine flexible und leistungsfähige Lösung zur Erstellung von XRechnungen, besonders für Unternehmen, die maßgeschneiderte Anwendungen und Prozesse benötigen. Mehr über TuSe Filemaker WaWi erfahren Sie hier.
Die XRechnung mit TuSe
Wie bereits erwähnt basiert TuSe auf der Datenbank FileMaker Pro. FileMaker Pro ist eine besonders flexible und leistungsfähige Lösung zur Erstellung betriebswirtschaftlicher Anwendungen und bietet damit auch viele Möglichkeiten, XRechnungen individuell anzupassen, und damit dem Standard in der EN 16931-2 genannten XML Schema-Definitionen der CIUS XRechnung zu entsprechen.
Besonders Unternehmen die maßgeschneiderte Anwendungen und Prozesse haben, benötigen Flexibilität und keine feste Strukturen wie sie oft von fertigen Softwarepaketen gefordert werden.
Rechnungserstellung mit Mac und WIN PC
- Mit TuSe können Sie mit beiden Welten arbeiten und auch gemischt. Für alle XRechnungen wird auch immer eine menschenlesbare PDF Datei erstellt, die Sie mitversenden können.
- Als Rechnungssteller sind Sie interessiert, dass die Rechnungen vollständig konform sind, indem sie diese an neue gesetzliche Vorgaben und Standards anpassen können.
- Individualisierungen und Erweiterungen, z.B. zur Integration zusätzlicher Datenfelder oder zur Optimierung des Rechnungsprozesses, können problemlos und zeitnah umgesetzt werden.
TuSe FileMaker WaWi
- RMit TuSe erstellen Sie XRechnungen nach EU-Norm
- RCIUS XRechnung der bevorzugte Standard in Deutschland
- Rohne Cloud Speicherung direkt auf Ihrem Mac oder PC
- Rflexibel auf Basis der Datenbank-Software FileMaker Pro
FAQ zur XRechnung mit Filemaker und TuSE
Welches E-Rechnungsformat wird von TuSe unterstützt
Spezifikation Standard XRechnung CIUS - derzeit: Version XRechnung 3.0.2. Entsprechend der CEN-Norm EN 16931 in der Syntax: ubl (UniversalBusinessLanguage).
Was ist der Vorteil der deutschen CIUS Rechnung?
Durch die CIUS XRechnung soll die Interoperabilität auf allen Ebenen (Semantik, Syntax, Recht, Technik) gewährleistet werden. Durch die Vorgabe von XRechnung kann sichergestellt werden, dass einerseits alle betroffenen öffentlichen Auftraggeber sich nicht eigenständig mit den europäischen Vorgaben auseinandersetzen müssen (und dann ggf. zahlreiche unterschiedliche Interpretationen umgesetzt werden), andererseits können Auftragnehmer trotz heterogener IT-Systeme zur elektronischen Rechnungsstellung auf Basis eines einheitlichen, verlässlichen und durch die Verwaltung betriebenen Standards mit Auftraggebern strukturierte Rechnungsdaten austauschen. Da XRechnung als einheitlicher, produkt- und herstellerneutraler Standard allen kostenfrei und vollständig dokumentiert zur Verfügung gestellt wird, können IT-Anbieter XRechnung in ihre entsprechenden Lösungen integrieren.
Auszug von: https://xeinkauf.de/faq/xrechnung
Müssen Xrechnungen nicht über Online-Plattormen, Cloud-basiert erstellt werden ?
Nein und zwar eindeutig! Wir wissen das einige Steuerberater dies Ihren Mandanten nahelegen, es ist jedoch weder vorgeschrieben, noch in den Vorgaben der EU irgendwo empfohlen. Aber natürlich ist es ein lukratives Geschäftsmodell, für Berater und den Plattform-Anbieter gleichermaßen. Es gibt aber durchaus Steuerberater, meist ohne Datev-Bedindung, mit denen Sie weiter arbeiten wie bisher.
Wo speichert TuSe erzeugte XRechnungen?
Erzeugte Rechnungen und XRechnungen werden lokal auf Ihrem System gespeichert. Alle Daten sind im Orginalformat als XML -Datei und zusätzlich als sofort lesbare PDF verfügbar. Sie können diese kopieren und ablegen wo sie wollen, bzw. werden diese bei automatischen BackUp's durch Timemaschine oder Synology BackUp o.ä. sowieso mitgesichert.
Wir zwingen niemanden in die Cloud, schon gar nicht bei firmeninternen Daten, die ja ausserdem auch der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unterliegen.
Was ist das Peppol Netzwerk ?
Einige öffentlich Auftraggeber verwenden das Peppol Netzwerk um Rechnungen vollautomatisch zu übertragen. Um Peppol verwenden zu können, wird ein Peppol Access Point benötigt. Hierfür ist i.d.R ein spezieller Dienstleister nötig, welcher die Peppol Anbindung umsetzen kann. Dazu müsste in Absprache mit dem Dienstleister erst eine geeignete Schnittstelle erstellt werden. Infos zur Peppol Plattform des Bundes finden Sie z.B. im Leitfaden zur Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes.
Wenn an öffentliche Einrichtungen nur selten Rechnungen gestellt werden, stellt E-Mail eine gute Alternative dar.
Wie versende ich XRechnungen mit TuSe ?
Standardmäßig werden XRechnungen per E-Mail versendet, wahlweise kann nur die XRechnung oder eine PDF zur Visualisierung mitversendet werden. Sie können eine BCC-Adresse zur Kopie als Beleg definieren.
Kann ich mit TuSe auch eingehende E-Rechnungen verarbeiten ?
Nein.TuSe erstellt nur XRechnungen es liest keine eintreffenden E-Rechnungen ein. Um eintreffende E-Rechnungen zu verarbeiten oder darzustellen, gibt es ausreichend kostenfreie Software. Im Lieferumfang sind aktuelle Links für OpenSource Software zur Darstellung und Prüfung von E-Rechnungen, enthalten.
Da TuSe generell nicht dazu gedacht ist Eingangsrechnungen zu verwalten, es ist einfach nicht die Intention von TuSe, ebenso nicht Buchhaltung, sondern TuSe bietet kleinen Unternehmen und Selbstständigen einfach und unkompliziert die Möglichkeit: Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine und auch Mahnungen zu erstellen. Dazu kommt eine umfangreiche Adressverwaltung und Pflege die deutlich über das Niveau von Standardsoftware hinausgeht. Das Besondere an TuSe aber ist die Einfachheit der Individualisierung. Dank FileMaker Pro lassen sich alle erdenklichen Anpassungen und Anbindungen durchführen und dies in einem Bruchteil der Zeit und Kosten wie es für Standardsoftware, wenn überhaupt, möglich ist.
Einfachheit und Bedienungsfreundlichkeit stehen bei TuSe an oberste Stelle! Dazu gehört ein klares intuitives Software-Design, für das wir immer wieder gelobt werden.
Kann ich mit TuSe auch ZUGFeRD Rechnungen erstellen
Nein. In Deutschland ist die XRechnung das standardisierte Format für elektronische Rechnungen, das sowohl für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) als auch für private Geschäftskunden (B2B) verwendet wird.
Zwar wird auch ZUGFeRD ab Version 2.1 akzeptiert, das würde aber bedeuten zwei E-Rechnungs Formate auch dauerhaft zu pflegen.
Zudem arbeitet TuSe nur mit FileMaker Standard-Funktionen und verzichtet ganz bewußt auf zusätzliche PlugIn's für FileMaker Pro, die auf Dauer den Pflegeaufwand deutlich erhöhen würden. Dies gilt insbesondere für das Format ZUGFeRD das derzeit nicht mit FileMaker Standardfunktionen gepflegt werden kann.
Ich habe bereits FileMaker kann ich diesen verwenden?
Ja. TuSe 10 (mit XRechnung) benötigt FileMaker Pro ab Version 20. Ist dieser bereits vorhanden können Sie ihn auch verwenden. Version 19 von FileMaker Pro sollte auch funktionieren, wir haben dies aber nicht ausführlich getestet. Ältere Versionen werden nicht unterstüzt.
Gibt es ein UpDate von älteren Versionen auf TuSe 10 mit XRechnung ?
Wir bieten allen Anwendern von TuSe ein UpDate an. Automatische UpDates mit Datenübernahme können aber nur ab der Version TuSe 9.x erfolgen. Ältere Versionen bieten wir aber eine manuelle Datenübernahme an.